Kanban por membro
Arraste os cartões entre as etapas do pipelineEscritório
Painel de gestão — fases, ranking, estatísticas e registrosLeads Quentes
Casos livres sem responsável · —Carregando fichas...
Roteiros de atendimento
Roteiros condicionais para conduzir o atendimentoControle
Estatísticas da equipe e registro de todas as alterações do sistemaUma tela, o dia inteiro: quem espera resposta, o que tem hora marcada, o que venceu.
Leads atribuídos no chat e resultado no pipeline.
| Membro | Dist. no Mês | Pendentes | Distribuídos | Perdidos | Arquivados | Conversão |
|---|
Dist. no Mês = casos que entraram em Distribuídos no mês corrente. Conversão = Distribuídos ÷ (Pendentes + Distribuídos + Perdidos).
| Data / hora | Membro | Categoria | Ação | Card / cliente | Detalhe |
|---|
Ordenado da alteração mais recente para a mais antiga. O registro começa a ser alimentado a partir desta versão — alterações feitas antes dela não constam.
Configurações
Equipe, conexão e automações do escritório📁 Documentos no OneDrive
Quando um cliente manda um documento, ele é lido pela IA, ganha nome (Contracheque — 03-2026.pdf) e vai para a pasta daquele cliente no OneDrive. PDF com vários documentos é separado; fotos tortas são endireitadas. A pasta nasce com o primeiro documento — quem não manda nada não ganha pasta.
Ajustes
freio de emergência; zera a cada recarga da página
hora escrita vira agendamento; só período, o CRM pergunta no grupo meia hora depois — e só se ninguém fechou a hora
lê a publicação e já agenda valendo, com os lembretes armados — confira a data no cartão; se estiver errada, é só corrigir lá
a IA lê o que o escritório pediu e acrescenta ao checklist — custa uma leitura por conversa
o CRM já transcreve áudio; figurinha nunca é guardada
Cobrança dos documentos que faltam
O cliente recebe no grupo do caso a lista do que ainda não mandou. Caso sem pendência não recebe nada. O texto fala em documentos que faltam — nunca em prazo, porque prazo é do processo e mensagem automática vira promessa escrita do escritório.
manda para o grupo do caso
dia(s), a partir das
h
{lista} é onde entram os documentos que faltam, um por linha.
Lembrete de honorário vencido
Vai para o grupo do caso e é lembrete, não cobrança: informa que consta em aberto, diz há quantos dias, e abre a porta para o cliente avisar que já pagou. Cobrança que expõe o devedor a constrangimento é vedada pelo art. 42 do CDC, e no grupo pode haver terceiros — por isso o texto é neutro e não ameaça nada.
h
Nenhum caso destes advogados recebe lembrete — para quem prefere cobrar pessoalmente.
{itens} o que está em aberto · {venc} a data ·
{dias} há quantos dias
O segredo do Azure expira em agosto de 2028. Quando isso acontecer, a ponte
para de subir documento e o log fala em invalid_client — é aqui que se
troca o token depois de renovar no Azure.
A leitura envia o documento para a OpenAI, que não usa dados de API para treinar.
Vale saber disso ao guardar laudo médico ou documento sob sigilo.
💾 Backup dos dados do CRM
Baixa um arquivo JSON com todas as conversas, casos, equipe e registros do Firestore. Guarde o arquivo em local seguro (Drive, computador). Em caso de perda de dados, use "Restaurar" para reverter ao estado do backup.
💡 Recomendação: baixe um backup semanalmente e antes de qualquer atualização do sistema. O arquivo contém dados sensíveis de clientes — armazene com segurança.
Novo membro
O membro entra com este e-mail e senha nesta mesma página. Membros veem apenas as conversas atribuídas a eles; administradores veem tudo e distribuem as conversas.
Membros cadastrados
Servidor Evolution API
1) Salve a configuração. 2) Clique em "Gerar QR Code". 3) No celular do escritório: WhatsApp Business → Aparelhos conectados → Conectar aparelho → escaneie o QR. A configuração fica salva no Firebase e vale para toda a equipe.
Tempo real (webhook)
Cole aqui a URL da função criada no Google Cloud. Com o webhook ativo, cada mensagem entra no CRM no mesmo segundo, para toda a equipe.
Diagnóstico de mensagens
Use o Testar para ver o que o servidor tem gravado de uma conversa. Se a mensagem mais recente do teste for mais antiga que a do celular, o servidor parou de receber eventos — clique em "Reiniciar instância", aguarde ~30s e teste de novo.
Instrução do agente de IA
Cole aqui a instrução completa do agente. Ela controla: tom da conversa, fluxo de qualificação, quando desativar a IA, quando agendar, quando notificar o advogado. Tudo que a IA faz é definido por este texto.
⏳ Lead que fica esperando. Quem for escolhido aqui também passa a ser lembrado pelo servidor quando um card de Leads Quentes fica sem ninguém responsável: das 7h às 21h, todo dia, mesmo com o CRM fechado. O primeiro toque é depois de 1 hora parado e ele se repete no máximo de 3 em 3 horas, numa mensagem só com a lista. Com ninguém marcado acima, nada disso sai.
Um lead novo pode chegar por quatro portas: IA de atendimento, formulário do site, reunião de qualificação (roteiro) e lead puxado para o comercial. Em todas nasce um card em Leads Quentes e sai um aviso no WhatsApp.
Se o lead já tem responsável — porque citou o nome dele na mensagem, ou porque você atribuiu — o aviso vai só para ele, sempre. O que se escolhe aqui é o destino do lead sem dono.
Se o lead já tem responsável — porque citou o nome dele na mensagem, ou porque você atribuiu — o aviso vai só para ele, sempre. O que se escolhe aqui é o destino do lead sem dono.
Para Por área funcionar, marque as áreas de cada um em Configurações → Equipe → abrir o membro → Áreas de Atuação. Se ninguém tiver a área do lead, o aviso vai para o administrador.
Marcando membros e não selecionando ninguém, o aviso cai no administrador —
para o lead não ficar sem quem o veja.
📞 Leads esperando contato
A IA pré-qualifica e pergunta ao cliente a melhor parte do dia para o
escritório ligar. Este lembrete junta os leads de cada janela e avisa quem vai
ligar — sem telefone na mensagem: o número fica só no CRM.
Desligado, nada sai. Ligado, o CRM avisa quem precisa ligar para os leads que ficaram esperando.
A IA pergunta ao cliente se ele prefere ser chamado de manhã, à tarde ou à noite. Aqui você escolhe a hora em que cada uma dessas três listas é enviada.
Aviso interno. Mostra nome, área e há quanto tempo o lead espera — nunca o telefone.
Marcado: entra na lista só quem a IA já qualificou. Desmarcado: entra também quem ainda está no meio da conversa.
Um lead sai da lista assim que alguém do escritório fala com ele na conversa.
Nada é enviado ao cliente por este lembrete.
📅 Lembretes de Reunião
Esta aba é o que vai para o CLIENTE. Os avisos ao ADVOGADO ficam em
Configurações → IA → Atendimento → Tarefa 2 (Agendar a reunião):
um assim que a reunião é marcada e outro alguns minutos antes dela.
A aba ⚖ Aviso ao advogado, aqui ao lado, é outra coisa: ela avisa quando uma conversa é atribuída a alguém, e não tem relação com reunião.
A aba ⚖ Aviso ao advogado, aqui ao lado, é outra coisa: ela avisa quando uma conversa é atribuída a alguém, e não tem relação com reunião.
Configure os tempos e as mensagens enviadas ao cliente antes de cada reunião. Como são dois lembretes, use mensagens diferentes para não parecer repetitivo.
Variáveis: {nome}, {titulo}, {data}, {hora}, {tempo}
⚖️ Lembretes de Audiência
Lembretes enviados ao cliente antes de audiências. Ativados automaticamente ao registrar uma audiência.
🔬 Lembretes de Perícia
Lembretes enviados ao cliente antes de perícias.
📋 LEMBRETES DE TAREFAS NO GOOGLE AGENDA
Alertas enviados automaticamente para o telefone do membro que cadastrou a tarefa, antes do horário agendado.
Aqui não há mensagem para escrever: quem avisa é o Google Agenda, com a notificação dele, nos momentos marcados acima. Os lembretes por WhatsApp ficam nas abas Reunião, Audiência e Perícia.
📋 CHECKLIST DIÁRIO (TAREFAS INTERNAS)
Enviar nos dias
${""}
O envio acontece uma vez por dia, na primeira janela de 15 minutos após a hora marcada.
Dia desmarcado não recebe nada.
Mensagem enviada às 7h da manhã no WhatsApp de cada membro com a lista de tarefas pendentes do dia.
Variáveis: {nome} (membro), {lista} (tarefas pendentes)
💰 LEMBRETES DE HONORÁRIOS
Alertas enviados automaticamente na conversa do cliente quando um honorário está prestes a vencer (acordo, seguro-desemprego, entrada ou FGTS).
Variáveis: {nome}, {tipo}, {valor}, {data}, {processo}
📢 Aviso de publicação ao advogado
Vai para o advogado responsável pelo caso da publicação, no destino
escolhido em Dados do Advogado — conversa privada ou grupo.
Publicação sem vínculo com caso e sem advogado não avisa ninguém.
Comunicações do mesmo ato geram um aviso só.
Comunicações do mesmo ato geram um aviso só.
Dias da semana:
Variáveis:
A pergunta de depois não sai se a publicação já tiver prazo lançado ou estiver arquivada — cobrar o que já foi feito ensina a ignorar o aviso.
{link} abre a publicação JÁ ABERTA no CRM (exige login) ·
{processo} · {cliente} · {tipo} ·
{tribunal} · {orgao} · {data} data de
disponibilização · {prazo} · {dias} há quantos dias
(só na segunda mensagem).A pergunta de depois não sai se a publicação já tiver prazo lançado ou estiver arquivada — cobrar o que já foi feito ensina a ignorar o aviso.
⚖ Aviso ao advogado ao receber um caso
Mensagem enviada ao advogado quando uma conversa é atribuída a ele.
Vai para o destino escolhido em Dados do Advogado — conversa privada ou grupo.
Dispara uma vez por troca de responsável.
Variáveis:
O telefone do cliente nunca sai neste aviso: o membro localiza a conversa pelo nome e pelos quatro dígitos, dentro do CRM. Links colados à mão que contenham o número são apagados no envio.
{reuniao} apaga a linha inteira quando não há reunião marcada — não deixa rótulo vazio.
{contato} nome do cliente com os
quatro últimos dígitos ·
{nome} só o nome ·
{final} só os quatro dígitos ·
{reuniao} dia e hora da reunião já marcada ·
{prazo} o número acima · {area} área do caso.O telefone do cliente nunca sai neste aviso: o membro localiza a conversa pelo nome e pelos quatro dígitos, dentro do CRM. Links colados à mão que contenham o número são apagados no envio.
{reuniao} apaga a linha inteira quando não há reunião marcada — não deixa rótulo vazio.
⏱ Regra de horário: lembretes cujo momento de disparo já passou quando o compromisso foi cadastrado não são enviados.
Ex.: audiência cadastrada hoje para amanhã → os de 7 dias e 48h são descartados e só o de 4h dispara.
Um lembrete atrasado mais de 15 minutos também é descartado, em vez de sair fora de hora.
Variáveis:
Variáveis:
{nome} · {titulo} · {data} · {dia} (hoje / amanhã / dd/mm) · {hora} · {tempo} (tempo real que falta) · {obs}
🌙 Resposta automática fora do horário
Fora do horário comercial, quem manda mensagem e está fora do funil de leads (contato pessoal, cliente antigo, conversa sem atendimento da IA) recebe uma resposta educada da assistente — com bom dia, boa tarde ou boa noite conforme a hora. Leads em atendimento não recebem: a IA de atendimento já cuida deles. No máximo uma mensagem a cada 12 horas por conversa. Grupos e a aba Advogados ficam de fora.
Horário comercial: de
até
Esperar minutos sem resposta antes de enviar
Mensagem — use {saudacao} e {nome}:
👑 Avisos ao administrador
Resumo de tudo que acontece sozinho no CRM, direto no
WhatsApp pessoal do administrador: reuniões e ligações
marcadas (inclusive as de horário aproximado), cards novos em
Lead Quente, pasta nova no OneDrive e lead de campanha
atribuído automático. Quando o aviso normal já vai para o
mesmo número, não se repete.
⏳ Cobrança de resposta — linha Aguardando
Vale para as conversas do Kanban Comercial em que o cliente falou por último
e a bola está com o advogado. Passado o primeiro prazo, ele recebe no WhatsApp a
lista do que está esperando. Passado o segundo, o caso é lançado como
Perdido no nome dele e volta para a fila de Lead novo, sem responsável.
O relógio começa no maior entre a última fala do cliente e a hora da atribuição — lead antigo distribuído hoje não nasce vencido — e só corre dentro da janela abaixo.
O relógio começa no maior entre a última fala do cliente e a hora da atribuição — lead antigo distribuído hoje não nasce vencido — e só corre dentro da janela abaixo.
Variáveis:
O {lista} traz o nome e os quatro últimos dígitos — nunca o telefone inteiro, nem link que o revele. Se você digitar um número no texto acima, ele também é trocado antes de enviar.
{lista} as conversas esperando, uma por linha · {quantas} quantas são ·
{restam} quanto falta para a devolução ·
{prazo} o segundo prazo.O {lista} traz o nome e os quatro últimos dígitos — nunca o telefone inteiro, nem link que o revele. Se você digitar um número no texto acima, ele também é trocado antes de enviar.
🎓 Simulador & Roteiro — o coração do atendimento
Toque num quadro para abrir a área: você vê as perguntas na ordem em que a IA pergunta, o que aparece só depois de certa resposta, e edita tudo em português. Na aba 💬 Testar a conversa você escreve como se fosse o cliente e vê a IA responder com a instrução real. Nada daqui é gravado nem vai para o WhatsApp.
📏 Regras aprendidas
Cada correção vira uma regra curta. Elas são anexadas à instrução — aqui e em produção — sem tocar no texto principal. A instrução de Atendimento tem milhares de caracteres afinados ao longo de meses; deixar um modelo reescrevê-la a cada correção arriscaria apagar em silêncio uma linha que custou caro.
🔌 Ponte com o servidor
A chave da OpenAI fica no
ia_config.php, no servidor — nunca aqui.
O token abaixo só serve para o ia.php reconhecer que é o seu CRM chamando.
🟢 IA de Atendimento — linha AGUARDANDO
Responde as conversas em que o cliente falou por último e a bola está com a gente. A IA lê a conversa direto: ela responde mesmo que a conversa não esteja no Kanban Comercial. O Kanban serve para você acompanhar, não para ligar ou desligar a IA.
até
Fora do horário a IA não responde — envia só esta frase, uma vez por dia por conversa, e a mensagem do cliente fica na fila para a abertura.
⏱ Quanto o cliente espera de verdade
carregando...
A medição pede uma resposta ao motor no Cloud Run e joga o texto fora. Nenhuma mensagem é enviada a nenhum cliente.
Cada frase da IA vira uma mensagem. Este é o tempo máximo entre uma e
outra — frase curta espera menos.
Uma resposta de quatro frases tem três pausas: com 3s ela demora até 9 segundos a mais; com 1s, até 3.
Rápido demais entrega que é automação; devagar demais o cliente sente. Entre 0,4s e 8s. Comece em 1,5s e ajuste olhando as conversas.
Uma resposta de quatro frases tem três pausas: com 3s ela demora até 9 segundos a mais; com 1s, até 3.
Rápido demais entrega que é automação; devagar demais o cliente sente. Entre 0,4s e 8s. Comece em 1,5s e ajuste olhando as conversas.
Ações desta IA
Instrução de atendimento
Cole aqui a instrução. O sistema acrescenta sozinho, ao enviar, o bloco com as ações liberadas acima.
Não há comando para desligar: a IA se cala sozinha assim que alguém do escritório
manda mensagem na conversa. Para religar, use o botão 🤖 no topo do chat.
📌 IA de Follow-up — linha FOLLOW UP
Atua nas conversas em Aguardando cliente — aquelas em que nós falamos por último e o cliente
não retornou. O intervalo de cada tentativa conta a partir da última mensagem.
Ações desta IA
Instrução do follow-up
Cole aqui a instrução. O sistema acrescenta sozinho, ao enviar, o bloco com as ações liberadas acima.
Escreve para todos que estão em Follow up, ignorando o
horário e o intervalo de cada tentativa.
Continua respeitando o botão 🤖 de cada conversa e quem já esgotou as tentativas.
Continua respeitando o botão 🤖 de cada conversa e quem já esgotou as tentativas.
até
Quem procura o cliente respeita horário. Fora da faixa acima o
follow-up espera o dia seguinte.
Com a caixa marcada, o que já venceu sai assim mesmo — um follow-up de 40 minutos que vence às 20h10 não precisa esperar até as 8h. Entre 22h e 6h nada sai, nem assim.
Se a IA não está disparando, confira estes campos primeiro.
Com a caixa marcada, o que já venceu sai assim mesmo — um follow-up de 40 minutos que vence às 20h10 não precisa esperar até as 8h. Entre 22h e 6h nada sai, nem assim.
Se a IA não está disparando, confira estes campos primeiro.
Aceita m de minuto, h de hora e d de dia, e a
combinação deles:
45m, 2h,
2h30m, 3d. O tempo conta a partir da
última mensagem da conversa.
Sugestão: 45m · 1d · 3d · 7d · 21d.
O espaçamento acompanha o que cada tentativa DIZ:
1ª — 45 min. "Conseguiu abrir o formulário?" — ainda na mesma sessão. É a mais eficaz de todas e a que se perde por esperar.
2ª — 1 dia. Aqui a mensagem muda de instrumento: para de pedir formulário e passa a pedir horário. Precisa de outro dia para não soar insistência.
3ª — 3 dias. "Ainda tem interesse?" — pergunta de intenção, não de tarefa. A semana virou.
4ª — 7 dias. "Posso arquivar?" — encerramento precisa de distância, senão vira pressão.
5ª — 21 dias. Não é follow-up, é reativação: a vida mudou e o problema pode ter piorado.
Cinco é teto. A sexta não converte — só queima o número.
1ª — 45 min. "Conseguiu abrir o formulário?" — ainda na mesma sessão. É a mais eficaz de todas e a que se perde por esperar.
2ª — 1 dia. Aqui a mensagem muda de instrumento: para de pedir formulário e passa a pedir horário. Precisa de outro dia para não soar insistência.
3ª — 3 dias. "Ainda tem interesse?" — pergunta de intenção, não de tarefa. A semana virou.
4ª — 7 dias. "Posso arquivar?" — encerramento precisa de distância, senão vira pressão.
5ª — 21 dias. Não é follow-up, é reativação: a vida mudou e o problema pode ter piorado.
Cinco é teto. A sexta não converte — só queima o número.
📂 IA Operacional — CASOS PENDENTES
Atua nos grupos que estão em Casos Pendentes na Fase Operacional.
Aqui o cliente já é cliente: o tom e o objetivo são outros.
Ativa nos dias
Somente entre
e
Fora desta janela ela não age, e não guarda para depois — um “bom dia” represado
chegaria à noite. O Atendimento e o Follow-up não têm janela: ali quem procurou o
escritório foi o cliente, e fazê-lo esperar até segunda perde o lead.
1 · Advogados que ficam de fora
O número ao lado de cada nome é quantos casos pendentes ele tem hoje.
2 · Conversas e grupos que ficam de fora
É o mesmo interruptor do botão 🤖 no topo da conversa — mudar aqui muda lá, e vice-versa.
Vale por conversa e nem o “Executar agora” passa por cima.
A marcação é gravada na hora, sem precisar salvar.
3 · O que já foi feito hoje
Roda uma vez, ignorando o dia e o horário. Não repete quem já recebeu hoje.
4 · Ações desta IA
5 · Instrução para casos pendentes
Marcar Ativa não muda nada sozinho — as três IAs só passam a valer depois de
Salvar. O botão 🤖 no topo das conversas acompanha o que estiver salvo aqui.
Provedor de IA
Tempos de resposta
Pausa se o cliente estiver digitando
Após esse período, a IA para de responder ao contato